Arhiva Primăriei va fi accesibilă online printr-o platformă securizată, cu documente scanate, indexate și păstrate în condiții conforme Arhivelor Naționale
Primăria Municipiului Timișoara a început cel mai amplu proces de digitalizare și reorganizare a fondului documentar. Peste 500 de cutii cu documente oficiale au fost deja transferate, urmând ca întreaga arhivă pe hârtie să fie transformată treptat în format digital.
Cel mai vechi document pregătit pentru transfer din sediul central datează din 1978, însă în spațiile secundare de pe strada Văcărescu există și acte din anii ’50. În prezent, arhiva Primăriei este împărțită între sediul de pe Bulevardul C. D. Loga și alte locații de pe străzile Miorița, Daliei și Văcărescu. Toate aceste documente vor fi sortate, inventariate și ambalate în cutii de arhivare, apoi transferate într-un spațiu specializat și autorizat pentru păstrarea arhivelor.
Procesul de retrodigitalizare presupune scanarea cu recunoaștere optică a caracterelor (OCR), indexarea și organizarea pe criterii tematice. Documentele vor putea fi accesate online printr-o platformă securizată, fără a mai fi nevoie de deplasare la arhivă. În cazurile în care este necesară consultarea originalelor, acestea vor fi puse la dispoziție în 48 de ore, respectiv 24 de ore pentru solicitările urgente.
”Acum doi ani am făcut primul pas, digitalizând toate autorizațiile de construire emise în ultimii cinci ani – prima etapă de retrodigitalizare a arhivei Primăriei. În prezent, lucrăm la un nou set de documente, cu obiectivul ca, treptat, întreaga arhivă pe hârtie să fie transformată în format digital. Această inițiativă face parte din efortul mai larg prin care am mutat deja majoritatea serviciilor Primăriei în online. Astfel, reducem birocrația, protejăm documentele istorice, le oferim timișorenilor acces rapid și simplu la informații și eficientizăm activitatea administrației”, spune primarul Dominic Fritz.
Documentele vor fi păstrate în spații conforme cu reglementările Arhivelor Naționale, dotate cu sisteme de control al temperaturii și umidității, supraveghere video și protecție împotriva incendiilor. Fiecare dosar va fi urmărit printr-un sistem de trasabilitate bazat pe coduri de bare. În cazul documentelor degradate, sunt prevăzute servicii de recondiționare și restaurare.
Serviciile vor fi asigurate până în 2029 de firma Iron Mountain, câștigătoare a licitației publice. Valoarea contractului este de 6 milioane lei, fără TVA.
